Uzaktan Çalışma Eşzamansız Olmalı

Çevrimiçi yayın, e-ticaret ve gıda dağıtım platformlarından uzaktan çalışmanın yaygın olarak benimsenmesine kadar birçok trend, pandemi tarafından hızlandırıldı. Ancak, çalışma şeklimizi geliştirmek için bu fırsattan yararlanmak yerine, çoğu kuruluş ofislerini ofislere nüfuz eden kötü alışkanlıklarla birlikte çevrimiçi hale getirdi.

Uzaktan Çalışma Eşzamansız Olmalı

Pandemi sırasında çoğu kuruluş, WordPress kurucusu Matt Mullenweg’in beş seviyeli dağıtılmış ekip çerçevesinin ikinci seviyesinden daha ileri gidemedi. Arka arkaya toplantılar yerine, insanlar arka arkaya Zoom görüşmelerine girdi. Fiziksel kesintiler yerine, Slack veya Teams aracılığıyla daha fazla kesintiye uğradılar.

İşe gidip gelme sürelerinin ortadan kalkmasına rağmen, insanlar eskisinden daha uzun saatler boyunca ve daha az verimli çalışmaya başladılar. Bu da işyeri stresinin iki temel itici gücü olan daha fazla iş yükü ve daha az iş-yaşam dengesi ile sonuçlandı. Günümüzde, Amerikalı işçilerin yüzde 83’ü işyeri stresinden muzdarip. Gallup, dünya çapında benzer sayıda insanın – yüzde 85’inin – işe kendini vermekte sıkıntı yaşadığını buldu.

Nature’da yayınlanan bu meta-analiz, Covid-19 nedeniyle küresel düzeyde daha yüksek kaygı ve depresyon oranlarına işaret ediyor. Pandemi elbette tüm bu sorunları daha da kötüleştirdi. Çoğu yetişkinin uyanık olduğu saatlerin yarısını işte geçirdiğini düşünürsek, durumu trajik olarak ifade etmek yanlış sayılmaz.

Uzaktan Nasıl Çalıştığımızı Değiştirmek

Uzaktan çalışmanın daha iyi bir yoluna kesinlikle geçmemiz gerekiyor. Bu ihtiyaç, dünya çapında bir dizi hükümet ve iş dünyası liderinin çalışma saatleri dışında işle ilgili elektronik iletişimden ayrılma konusunda önerdiği, Fransa’nın 2016’da tanıttığı bir insan hakkı olan bağlantı kesme hakkını yasalaştırmaya yönelik çağrılara vesile oldu. Ancak insanların akşam beşte bağlantılarını kesmeleri çok da anlam ifade etmiyor. Çünkü bu çözüm aşırı iş yüklerinin ve artan stresin nedenini – yani nasıl çalıştığımızı – ele almıyor.

Bilgi çalışanlarını özerklik ve denetimden yoksun bırakan toksik normlar devam ederken, iyi niyetli geçici çözümlerin faydası çok az olabilir. Uzaktan çalışanların iş yüklerinin üstesinden gelmelerine ve her zaman ulaşılabilir olmamalarına yardımcı olabiliriz. Gerçek zamanlı iletişimden, insanlara ne zaman ve nerede çalışacaklarına gerçekten karar verme özgürlüğü veren türde daha fazla eşzamansız iletişime geçerek çalışanların iş-yaşam dengesi çatışmalarını hafifletebiliriz.

Ancak, çok satan Atomik Alışkanlıklar kitabının yazarı James Clear’ın dediği gibi, “Hedeflerinizin düzeyine yükselmiyorsunuz. Sistemlerinizin seviyesine düşüyorsunuz.”

Aşağıdaki araçlar, liderlerin daha iyi çalışmamızı sağlamak için sistemler oluşturmalarına yardımcı olabilir.

Görev Panoları

Ortalama bir kişi günde işle ilgili yaklaşık 121 e-posta gönderiyor ve alıyor. Bu zamanın yaklaşık yüzde 23’ü gereksiz e-postalarda harcanıyor ve Slack gibi platformlar aracılığıyla haftada yaklaşık 200 anlık mesaj gönderiliyor. E-postaya ve anlık mesajlaşmaya olan bu bağımlılık, insanları her zaman cevap verebilme zorunluluğu döngüsü içinde bırakır. Sonuç olarak her altı dakikada bir e-postalar kontrol edilir ve muhtemelen tüm gün boyunca Slack’te oturum açık kalır.

Proje görevlerinin durumu hakkında şeffaf ve tek bir doğruluk kaynağı sağlayan görev panoları, iş arkadaşlarımızın ne üzerinde ne zaman çalıştıkları ve ne kadar ilerleme sağlandığı konusunda bize net bir fikir verir.

Trello, Asana, Monday veya Basecamp gibi görev panoları, kullanıcıların gerçek zamanlı e-posta ve anlık mesajlaşma yerine eşzamansız yanıtları teşvik edecek şekilde yorum bırakmasına ve soru sormasına izin verir.

Bu şeffaflık, raporlama ve durum güncellemeleriyle ilişkili iletişim liderleri üzerinde aşağı yönlü bir baskı oluşturur ve insanların çalışmalarını daha uzun vadeli hedeflerle uyumlu bir şekilde önceliklendirmesine yardımcı olur. Bunu yapmak çalışanların her zaman önemli olan görev yerine rastlantısal ve acil olan göreve kurban gitmelerini önlemeye yardımcı olur.

Ofis Saatleri ve Takvim Araçları

Bartleby Yasası, toplantılara katılanların yüzde 80’i için zamanın yüzde 80’inin boşa harcandığını öne sürüyor. Harvard Business School profesörü Leslie Perlow tarafından yönetilen bir 2017 araştırması bu fikri destekliyor: üst düzey yöneticilerin yüzde 71’i toplantıların verimsiz ve etkisiz olduğunu söylüyor. Bunu göz önünde bulundurarak ve ortalama bir kişinin zamanının yüzde 35 ila yüzde 50’sini toplantılarda geçirdiği ve Zoom yorgunluğundan muzdarip olduğu göz önüne alındığında, toplantı çılgınlığını sona erdirmek bize insanların zamanını özgürleştirmenin açık bir yolunu sunuyor.

Bunu yapmak için, iş arkadaşlarımızın önceliklerini ve verilmiş sözlerini dikkate almadan takvimlerindeki zamanları almaya son vermeliyiz. Bunu yapmaya yardımcı olabilecek bir kavram ofis saatleri. Bu kavram Derin Çalışma’nın yazarı Cal Newport tarafından popüler hale getirildi. Esasen Derin Çalışma, insanların günlük veya haftalık olarak toplantılar için ayırdıkları süreyi ifade eder. İdeal olarak, zaman dilimleri, acil veya olağanüstü durumlara bakılmaksızın 30 dakikadan fazla olmayacak şekilde sınırlanır ve insanların tercih ettiği çalışma modelleriyle uyumlu hale getirilir. Örneğin, erken kalkanların sabahlarını derin işlere ayırmaları tavsiye edilirken, gece çalışanların öğleden sonraları da aynı şeyi yapması muhtemeldir. Calendly, x.ai ve gibi araçlar, kişilerin önceliklerinden ödün vermeyen zaman aralıklarının rezervasyonunu kolaylaştırabilir ve toplantı etkinliğini artırmaya yardımcı olabilir.

Belge Paylaşımı

Paylaşılan belgeler, kişilerin versiyon kontrolü yükünü taşımadan aynı belge üzerinde eşzamansız olarak çalışmasını sağlar. Google Dokümanlar, Dropbox Paper ve kullanıcı arayüzü tasarım aracı Invision bunun basit örnekleridir. Bu araçların tümü, belge içi açıklama yapmayı ve ekip üyesi etiketlemeyi destekliyor.

Miro ve Mural gibi görsel işbirliği platformları, beyin fırtınası ve strateji çalışması için hem gerçek zamanlı hem de eşzamansız ekran paylaşımını destekler. Gerçek zamanlı Zoom aramaları sırasında paylaşılan belgelerin kullanılması, önemli mesajların arada kaybolmamasını sağlayarak gelecekte aynı iş üzerinde yeniden çalışmanın olasılığını ve maliyetini azaltır.

Anlık Mesaj Eklentileri

Eklentiler, Slack gibi uygulamaları etkili bir şekilde kullanmaya yardımcı olabilir. Ayrıca eklentiler bizi her gün tonlarca kedi gifini ve popüler kültür görsellerini görüntüleme ve paylaşma döngüsünden kurtararak, bizi anlık mesajlaşma platformlarının daha eşzamansız kullanımına yöneltebilir. Yalnızca iş arkadaşlarının sizi etiketlediği mesajları sunan Must-Read eklentisi ile aşırı bilgi yüklemesinden kurtulabiliriz. TryRoots’un otomatik yanıtlayıcısı, diğer Slack kullanıcılarının şu anda uzakta olduğunuzu, tekrar çevrimiçi olacağınızı bilmelerini sağlayarak gerektiğinde tekrar iletişim kurmayı sağlar. Team Standup gibi eklentiler, günlük hızlı planlama toplantıları gibi rutin görevlerin yükünü azaltır ve insanların günlük iş yükleriyle ilgili soruları otomatik bir bot aracılığıyla kendilerine uygun olduğu şekilde ve zamanda yanıtlamalarını sağlar.

E-Posta

BlockSite, Freedom veya Inbox Pause gibi eklentiler, günün belirli dönemlerinde sürekli e-posta akışını engelleyebilir. Quick Compose gibi Gmail eklentileri, bir e-posta yazmanız gerektiğinde yalnızca e-posta oluştur penceresini açar ve olur olmaz e-postalarda kaybolmaktan kaçınmamıza yardımcı olur.

P2

Uzaktan çalışma, dünya çapındaki kuruluşlar için norm haline geldikçe, yeni bir araç dalgasının ortaya çıkması muhtemeldir. Böyle bir araç, Automattic’teki ekipten geliyor. P2’yi ekiplerin kesintisiz olarak paylaşması, tartışması ve işbirliği yapması için bir platform olarak müjdeliyorlar. Automattic’in kurucusu Mullenweg, “P2’lerdeki konuşmalar sırayla gerçekleşir, gerçek zamanlı olarak güncellenir ve ileti dizili yanıtlar için alan sağlar” diyor. P2, hem proje işbirliğini hem de yeni uzaktan işe alımları desteklemek için kullanılıyor.

Ancak hepsinden öte, dijital araçlar ancak onları ne kadar etkili kullandığınız kadar etkilidir ve yöneticiler ile çalışanlar arasındaki uyum, herhangi bir dijital dönüşüm girişiminin başarısı için kritik öneme sahiptir.

Liderler örnek olup liderlik etmeli ve her şeye gerçek zamanlı olarak yanıt vermemenin, toplantı isteklerini reddetmenin, bildirimleri kapatmanın ve tüm gün çevrimiçi olmamanın sorun olmadığını iletmelidir. Bunu yapmak, insanlara yalnızca dünya çapındaki kronik işyeri stresi ve odaklanamama durumuyla mücadele etme şansı vermekle kalmayacak, aynı zamanda yetenek savaşını kazanmalarına da yardımcı olacak. Sonuçta, bu iyi bir gelişme.